事例紹介

法律事務所向け事件簿データベースの導入で案件管理を効率化

法律事務所向け事件簿データベースの導入で案件管理を効率化 クロノス総合法律事務所様
- 導入ソリューション:kintoneテンプレート「法律事務所向け事件簿データベース」

お客様の概要

法律事務所向け事件簿データベース

データ

クロノス総合法律事務所は、「法律トラブルに悩んでいる方々の大切な時間をお守りしたい」という思いを込めて、クロノス(時間)を事務所名につけました。「全力を尽くす」「依頼者の意向に沿った活動」「定期的な連絡と報告」をモットーとし、交通事故や労災事故を中心としつつ、総合的な法務サービスを提供しています。

ティアックオンキヨーソリューションズ株式会社(以下TOS)のkintoneテンプレート「法律事務所向け 事件簿データベース」(以下事件簿DB)をご採用頂きました、クロノス総合法律事務所の竹若暢彦先生にお話を伺いました。

クロノス総合法律事務所
クロノス総合法律事務所 弁護士 竹若暢彦先生

EXCELでの管理には課題が

TOS:「事件簿DBを導入する前はどのように案件を管理されていたのでしょうか?」
竹若先生:「もともと一人で事務所をやっていましたので、EXCELで管理していました。」

受任している事件だけで、40件~45件くらいあり、相談だけ受けて受任はしませんでしたというのを合わせると、50件を超えるくらいになるということです。そのボリュームを一人だったため、EXCELで管理をされていたそうです。
管理したい内容をきちんと運用出来ていた訳ではなかったと言います。

TOS:「お一人からもう一人増えられても、EXCELでの管理は継続されていたのですか?」
竹若先生:「しばらく(事件簿DB導入に至るまで)EXCELですね。案件管理のシステムを探してはいたのですが、なかなかいいものが見つからなかったので、EXCELで管理をという状態でした。」

TOS:「EXCELでの悩みというとどんなところでしたか?」
竹若先生:「弁護士の場合、利益相反と言って、自分が受任している相手方の依頼を受けてはいけないというのが有るのですが、一番の問題は、もう一人弁護士が入ってきたとき、そのチェックが非常にしづらかったことです。
一人だったら、全部EXCELだけでできるのですが、それがもう一人入ってくると、それぞれがEXCELで管理していると利益相反のチェックができなかったり、案件の情報が共有できていなかったりというところが一番の悩みでした。」

事件簿DBにめぐり合って

インターネットで調べても弁護士事務所で使える案件管理のシステムは見つからず、もともとは、セールスフォースを試用しようと考えていたそうです。しかし、セールスフォースは、金銭的に非常に高額で、採算が合いませんでした。
悩んでいたとき、kintoneにめぐり会います。kintoneをヒントに事件簿DBにたどり着かれました。

TOS:「事件簿アプリの印象はいかがでしたか?」
竹若先生:「まず操作性が複雑じゃないというか、操作が簡単だなという印象でした。
毎日使うものだと思っていましたし、基本的にはその案件に関する情報を一括管理するということを目的にしていましたので、とにかく使い勝手が良くないとダメだと思っていました。お試し期間で見させてもらって、やはり操作が簡単だったことが一番よかったと思いました。」

TOS:「カスタマイズでお金の管理もできるようにしましたが、EXCELの時にもお金の管理をされていたのですか?」
竹若先生:「もともと、EXCELでは案件情報としては、最低限の管理くらいでした。
依頼者の名前や住所、連絡先、最初に相談に来た日、受任になった日、それくらいの情報でした。
それとはまた別で、お金の管理や進捗状況の管理など、実は全部バラバラでした。
バラバラだったので、それをひとつにという思いがあって、そういった観点からカスタマイズをしていきました。」

TOS:「カスタマイズでお金の管理ができるかできないかっていうのは大きなポイントでしたか?」
竹若先生:「そうですね。特に、売り上げの管理はMFクラウドとかでも管理できなくはないなと思ったのですが、費用の方は、実は手書きで管理していたという状況だったものですから、それをシステム上で管理できるようにしたいと思って、そこは管理がしやすくなりました。」

TOS:「お試し期間を経て、そして採用しようとした決め手は何でしたか?」
竹若先生:「さきほど言ったように操作が簡単だったこと、価格が安かったこと、こちらの希望する内容にカスタマイズしてもらえるところが大きかったですね。」

TOS:「価格が安かったというところでは、kintoneの利用料はライトコースということで安いのですが、テンプレート代とカスタマイズ費用という点ではどうですか?」
竹若先生:「安かったと思いますよ。特に比較対象はセールスフォースだったので、それと比較すると全然くらべものにならないくらい安かったです。」と価格に関しても好評でした。

売上管理

カスタマイズを行って

TOS:「カスタマイズを行って使い始めてからというのは、どういうご感想をお持ちですか?」
竹若先生:「情報がバラバラになっていたのが、ひとつのシステムで管理できるようになったので、その点はこのkintoneの事件簿DBを見れば大丈夫という状況になったので、その点は改善が図れたところですね。
あとは、最初のカスタマイズの段階では見えていなかった、こういう記入欄がほしいという部分もこちらで簡単に追加ができ、カスタマイズの簡単さ、みたいなのも非常に感じましたね。」

TOS:「導入して2ヵ月くらい経ちますが、情報は入りましたか?」
竹若先生:「だいぶ入っていると思いますね。特に、交渉記録。いままで手書きだと面倒なので後でいいやと思って、後回しにして結局記入しなかったとか、そういったことが結構あったりしました。
でも、事件簿DBには、交渉記録アプリがあるので、常時kintoneを開いていますから、何か電話で話したり、何か連絡があったりしたらすぐに記入することができて、進捗状況の管理は非常にしやすくなりました。」

事件簿DBは、事件単位の情報をまとめる「事件情報アプリ」、案件の交渉や対応を記録・参照する「交渉記録アプリ」、案件ごとの事務所スタッフのToDo管理が可能な「ToDoアプリ」や「経過報告アプリ」などで構成されています。
また、カスタマイズで「売上管理アプリ」を加えました。

TOS:「交渉記録の他によく使うアプリはありますか?」
竹若先生:「交渉記録アプリの他は、案件情報アプリが基本になっていて、それ以外のアプリだと裁判手続きのときに事件情報アプリを入れたり、あとは売上管理アプリですね、請求したときに請求日をいれたりして、入金状況欄に入金があったのかどうかを管理しています。」

TOS:「先生のご担当の案件は、どういうものが多いのですか?」
竹若先生:「私に関していうと、交通事故とか労災事故とか事故関係が多いですね。」

TOS:「事件簿DBは、交通事故や労災事故の案件にあっていますか?」
竹若先生:「事故関係は、入力することが割と多いのです。事故関係は保険会社が関わってきたりするので、こちら側に保険会社がいて、相手側にも当然、保険会社がいて、あと依頼者(当事者)が複数だったりとか、という状況になったりするのですが、入力する項目が結構多くなってしまいます。その時に、その保険の内容だとか、そういった項目を簡単に増やせたり、関係者の入力欄も簡単に増やせて管理できたりというところはあっているかなと思いますね。」

交渉記録

今後に向けて

TOS:「グラフは使われましたでしょうか?」
竹若先生:「いいえ、まだです。これからの課題は統計的なところだと思っています。
例えば、その年にどれくらい相談を受けて、どれくらい受任になっているとか、その受任の事件の分野の割合はどれくらいだとか、金額的にはどの分野が多く占めているかとか、そういったことを管理できるようにしていきたいと思っているのですが、いまはそこまで手がまわってないというところですね。」と期待されています。

他にもMFクラウドとの連携についても期待されています。
「具体的には経費のところですね。立替金や預り金といった経費のところで、弁護士一人ずつに連携する形で事件簿DBに入力して、そのまま反映されるっていう風になると、すごくいいなぁとは思っています。」

しっかりご利用されており、提供した側として、とても嬉しく感じました。
今後もクロノス総合法律事務所様のお役に立てるよう、精一杯サポートさせていただきます。
宜しくお願い致します。